Nota del autor: “Due Diligence” es una frase en inglés, que traducida al español significa “debida diligencia”. Por razones de familiaridad, en esta publicación vamos a usar la frase en inglés, “Due Diligence”.
Información comercial que el comprador querrá ver - Parte II.
La investigación de tu negocio por parte del comprador será mucho más rápida y fluida si te anticipas y te preparas para cumplir con las posibles solicitudes. Veamos ahora algunos de los documentos que un comprador probablemente solicitará ver como parte de una investigación. Si has seguido los consejos expuestos en «Quieres vender tu negocio: Organiza bien tus documentos» sobre cómo poner en orden su papeleo, deberías estar en buena forma.
Información sobre cuentas por cobrar.
Muchas empresas realizan negocios importantes sin documentos formales por escrito. Este sería el caso, por ejemplo, si tu empresa envía pedidos que esperan pagarse en 90 días (por lo general, en esta situación, es posible que no tengas más que registros de pedidos y envíos). Si el comprador espera recibir el pago de los pedidos que tu enviaste antes del cierre, seguramente deberas revisar estas cuentas cuidadosamente para estar razonablemente seguro de que recibirás el pago.
Para facilitar esta revisión, normalmente deberás proveer al comprador información sobre lo que se denomina «edad» de cada cuenta (cuánto tiempo ha tardado previamente ese cliente en pagar, como 30, 60 o 90 días). Cuando los clientes pagan a tiempo de manera confiable, el comprador normalmente estará dispuesto a ponerse en tu lugar. Pero para las cuentas que tienen un historial de pago tardío o que pagan solo después de repetidas reclamaciones, es posible que debas descontar el precio de venta. O tu y el comprador pueden acordar eliminar esas cuentas de la venta por completo en lugar de negociar con el vendedor para aceptarlas a un precio más bajo.
En otra publicacion explicamos cómo puedes manejar las cuentas por cobrar en el acuerdo de venta.
Recoje las cuentas peligrosas antes de vender. Si tienes un par de clientes de los que puede ser difícil cobrar, asegúrate de que sus cuentas estén pagadas antes de la venta. En un caso extremo, es posible que debas cancelar una deuda muy antigua y dejar al cliente. De esa manera, evitas la posibilidad de que una o dos manzanas agusanadas hagan que el comprador sospeche que todo tu barril de cuentas por cobrar está contaminado de alguna manera.
Registros de la corporación o LLC.
Si estás vendiendo la entidad comercial, no solo los activos de la empresa, el comprador también querrán ver tus registros relacionados con la entidad misma. (Para obtener más información sobre por qué esto es cierto y cómo se estructuran típicamente las ventas, consulte «Organizar la venta de tu negocio: Vender activos o la entidad«.
Venta de una corporación.
Antes de comprar las acciones de tu corporación, el comprador querrá examinar tu libro de registro corporativo, que debe contener cosas tales como tus documentos de incorporación originales (llamados artículos de incorporación), documentos relacionados con el registro de tus nombres comerciales y cualquier marca comercial, estatutos, lista de accionistas, actas de reuniones de la junta directiva o documentos escritos (llamados consentimientos) que muestren acciones legales tomadas por accionistas y directores en papel en ausencia de una reunión física. El comprador también puede querer ver copias de los informes anuales que has presentado ante las autoridades estatales.
Si, como algunos propietarios de pequeñas empresas, no has creado actas corporativas, resoluciones de la junta o consentimientos por escrito para las acciones tomadas sin una reunión desde el día en que formaste la corporación, tendrás que ponerte al día. Como mínimo, debes crear registros de las acciones que normalmente se toman en las reuniones anuales de accionistas y directores. Como mínimo, los registros de la reunión anual de accionistas deben documentar la elección de personas para formar parte de la junta directiva. De manera similar, los registros de la reunión anual de la junta directiva deben documentar la elección de los funcionarios. Y debes poder presentar registros de cualquier decisión corporativa importante que habitualmente tome la junta, como arrendar bienes inmuebles o pedir dinero prestado.
Afortunadamente, existe una forma perfectamente legal y aceptada de crear registros actuales para acciones que deberían haberse tomado en reuniones que nunca se llevaron a cabo: simplemente prepara documentos escritos actuales (consentimientos) que ratifiquen (aprueben) actividades pasadas. Digamos, por ejemplo, que tus accionistas corporativos no realizaron una reunión anual de accionistas o directores durante los últimos tres años y no firmaron consentimientos por escrito oportunos en lugar de estas reuniones. Para llenar este vacío, haz que tus accionistas actuales firmen un «Consentimiento por escrito en lugar de las reuniones anuales de accionistas» para los años en cuestión. El consentimiento por escrito podría indicar que tus accionistas reconocen que Jose y Rocio Arreaza fueron seleccionados para servir como directores corporativos para 2019, 2020 y 2021 y que los accionistas ratifican los servicios de estos dos como directores corporativos para esos años. Luego pondrías la fecha actual en el consentimiento por escrito. Puedes preparar un consentimiento por escrito similar para que lo firmen los directores con respecto a los funcionarios corporativos y cualquier otra decisión corporativa importante que te gustaría ratificar ahora.
Si requieres ayuda de cómo crear registros corporativos, consulta a tu Business Broker, que te explicará los tipos de decisiones corporativas que deben documentarse a través de actas o consentimientos escritos y te mostrará exactamente cómo hacerlo. E igualmente importante, te mostrará cómo arreglar legalmente los agujeros en los registros corporativos.
Venta de una compañía de responsabilidad limitada.
Si haces negocios como una LLC, técnicamente estarás vendiendo tu interés de membresía. De ello se deduce que el comprador querrá ver los registros organizativos de tu LLC. Puedes o no tener un libro de registro formal que se asemeje a los que lleva una corporación; la ley permite que los LLC opten por un papeleo mínimo. Pero como mínimo, deberás presentar el documento que creó la entidad (llamados artículos de organización) y un acuerdo operativo formal si hay dos o más miembros de la LLC, y tal vez incluso si tu eres el único miembro.
Si necesitas ayuda con los registros de la LLC, puedes consultar a tu Business Broker, para que te explique cómo mantener o crear, los mismos tipos de registros de entidades que las corporaciones han mantenido tradicionalmente.
Licencias y permisos.
En muchas localidades, todas las empresas deben obtener una licencia comercial básica. Además, muchas empresas, desde restaurantes y armerías hasta servicios de reparación de viviendas y peluquerías, requieren licencias y permisos especializados adicionales de las autoridades estatales y locales, y en ocasiones del gobierno federal.
Algunos tipos de licencias se pueden transferir fácil y legalmente, especialmente si la tuya es una venta de entidad. Pero otros, especialmente aquellos que se basan en tus habilidades personales o capacitación, pueden ser más difíciles de transferir o pueden no ser transferibles en absoluto. Por ejemplo, si tu empresa de ingeniería civil es una corporación profesional, aunque la estés vendiendo como una entidad, la ley puede exigir que cada accionista comprador tenga una licencia de ingeniero civil. De manera similar, si tu restaurante y bar es una LLC y estás vendiendo la entidad, es posible que no puedas transferir la licencia sin una investigación de la junta de bebidas alcohólicas y la aprobación de los nuevos miembros de la LLC.
Si aún no lo sabes, tiene sentido consultar con tu Business Broker para cada licencia o permiso requerido para saber cuáles se pueden transferir y cuáles no. Y mientras lo haces, averigua qué procedimientos se necesitan para asegurarte de que la empresa obtenga todas las licencias necesarias bajo la nueva propiedad.
Los compradores bien informados probablemente preguntarán acerca de tus licencias y permisos actuales, aunque solo sea para asegurarte de que, tal como operas actualmente, tu negocio cumpla con los requisitos gubernamentales mínimos para el registro. Pero incluso si no preguntan, es aconsejable ofrecer información sobre la licencia como parte de tu paquete de ventas.
Odiarías que la venta fracase porque, en el último minuto, el comprador se da cuenta de que necesitas una licencia, una licencia para la que el comprador puede no calificar. Ciertamente, si vas a financiar la compra, debes saber que el comprador estará listo y funcionando desde el primer momento para que entre dinero para cubrir los pagos que se te deben, por lo que no deberias vender tu negocio de control de plagas a alguien que no pueda aprobar el examen de licencia estatal. Para asegurarte de que el comprador conoce completamente los requisitos de licencia para tu negocio y para ayudar a asegurar una transición sin problemas, considera preparar un resumen de la información de licencias como el que se muestra a continuación.
Propiedad intelectual.
Dependiendo de tu negocio, parte o incluso la mayor parte de su valor puede residir en sus patentes, derechos de autor, marcas registradas, nombres comerciales o secretos comerciales. Estos derechos se conocen ampliamente como propiedad intelectual. El comprador, querrá ver cualquier documento que confirme la titularidad de tu propiedad intelectual o que se relacione con ella. Estos documentos ayudan al comprador a evaluar qué tan segura será esta propiedad intelectual si hay un desafío legal. En la práctica, si tu negocio tiene poca o ninguna propiedad intelectual, dedicarás poco o nada de tiempo a este detalle.
Especialmente si te encuentras en los campos de la publicación o el software o si tus productos clave están protegidos por patentes, la revisión del comprador puede ser parte de una auditoría formal de propiedad intelectual en la que el comprador, busca poner un valor a la propiedad intelectual y para evaluar el riesgo de posibles reclamaciones por infracción. La auditoría puede ocurrir en dos etapas. En primer lugar, es posible que se te solicite información sobre cómo se creó y se ha protegido la propiedad intelectual. Esto incluirá copias de documentos de derechos de autor, patentes y marcas registradas. Luego, el comprador puede profundizar, revisando todos los registros posteriores, los acuerdos con los autores u otros tipos creativos y, especialmente en lo que respecta a los secretos comerciales, tus precauciones de seguridad para asegurarte de que se mantenga el secreto.
Aquí hay una breve explicación de los diversos tipos de propiedad intelectual y una lista de documentos que los compradores suelen pedir ver en cada categoría. Si tu negocio involucra una gran cantidad de propiedad intelectual, obviamente necesitará más información y posiblemente ayuda legal para prepararte para una venta.
Patentes.
Una patente es un documento emitido por la Oficina de Marcas y Patentes de U.S. (PTO) que otorga un monopolio por un período de tiempo limitado sobre el uso y desarrollo de una invención (patente de utilidad) o sobre un diseño para un objeto útil (patente de diseño) . El derecho de patente de utilidad dura aproximadamente de 17 a 18 años; el derecho de patente de diseño dura 14 años. Un comprador puede querer ver:
- Todas las patentes concedidas por la PTO.
- Todas las solicitudes de patentes en proceso.
- Todos los documentos relacionados con el estado pendiente de patente.
- Acuerdos de empleo y de contratistas independientes que podrían afectar la propiedad de patentes.
- Cesiones de derechos previas a la invención.
- Asignaciones a tu empresa si adquiriste la patente de otra empresa o propietario.
- Acuerdos en los que hayas otorgado licencias a otras empresas para usar tus patentes, o en los que otras empresas te hayan otorgado licencias a ti para usar las suyas, y.
- Datos relativos a tu supervisión de los derechos de patente.
Derechos de autor (Copyrights).
Un derecho de autor es un derecho legal otorgado al creador de una obra de autoría. En un entorno típico de una pequeña empresa, esto puede incluir elementos como folletos, folletos, textos publicitarios, sencillos, videos y software. El propietario de los derechos de autor puede impedir que otros copien, vendan, muestren, ejecuten o modifiquen el trabajo durante un período de tiempo significativo. El derecho de autor de las obras creadas después de 1977 por particulares suele durar la vida del autor más 70 años adicionales. Los derechos de autor de las obras creadas por los empleados para sus empleadores duran 95 años a partir de la fecha de publicación o 120 años a partir de la fecha de creación, lo que ocurra primero.
Adquieres los derechos de autor independientemente de si registras tu trabajo en la Oficina de derechos de autor de U.S. Sin embargo, hay ventajas en el proceso de registro. Por un lado, debe registrarse antes de poder demandar a alguien por infracción; y al registrarse temprano, si tienes éxito en una demanda por infracción, obtienes una indemnización por daños y perjuicios más los costos judiciales. Si tu empresa tiene derechos de autor que se transferirán al comprador como parte de la venta, el comprador puede solicitar ver:
- Todos los registros de derechos de autor.
- Todas las solicitudes de registro de derechos de autor.
- Acuerdos de empleo y de contratistas independientes que podrían afectar la propiedad de los derechos de autor.
- Copias del trabajo para ver si el aviso de derechos de autor se ha incluido correctamente.
- Cesiones de aquellos involucrados en la creación del material protegido por derechos de autor, como la cesión de un autor de los derechos de autor al editor.
- Acuerdos en los que tu empresa tiene una licencia para usar el material con derechos de autor de otra persona, o en los que otra empresa le ha otorgado una licencia para usar tu material con derechos de autor, y.
- Datos sobre los pasos que has tomado para evitar infracciones y/o para detener a aquellos que están infringiendo tus derechos de autor.
Marcas comerciales y marcas de servicio (Trademarks and Service Marks).
Una marca comercial es una palabra, frase, logotipo, símbolo gráfico u otro dispositivo distintivo que se utiliza para identificar el origen de un producto y para distinguir los productos de un fabricante o comerciante de los de cualquier otra persona. Algunos ejemplos son las computadoras Dell y el software de Microsoft. Una marca de servicio cumple la misma función que una marca comercial, pero para los servicios de una empresa en lugar de un producto en particular; por ejemplo, AOL es una marca de servicio para los servicios de America Online.
La misma ley se aplica a ambos tipos de marcas. El propietario de una marca comercial o de servicio puede evitar que otros la usen de una manera que confunda a las personas sobre los productos o servicios que proporciona el propietario o sobre su origen. Al igual que con los derechos de autor, puedes registrar una marca comercial o una marca de servicio con el gobierno federal, pero incluso si no lo haces, tiene derechos legales sustanciales simplemente por ser el primero en usar la marca. Si estás transfiriendo marcas comerciales como parte de la venta de un negocio, el comprador querrá ver:
- Ejemplos de cómo has utilizado la marca, por ejemplo, etiquetas de productos o anuncios de servicios.
- Solicitudes de registros federales, estatales o internacionales.
- Documentos de registro.
- Asignaciones, si has adquirido la marca de otra persona.
- Documentos que indiquen los pasos que has tomado para proteger la marca, y.
- Cualquier documento que indique la concesión de licencia de la marca a terceros.
Nombres comerciales y marcas comerciales (Business Names y Trademarks).
Un nombre comercial es el nombre formal de una empresa. Por ejemplo, Ford Motor Company es un nombre comercial. Un nombre comercial se usa para cosas como abrir cuentas bancarias, pagar impuestos, pedir suministros y presentar demandas. Un nombre comercial puede convertirse en una marca comercial o una marca de servicio cuando se usa para identificar productos o servicios (por ejemplo, un automóvil Ford). Incluso si no estás seguro de si el nombre comercial del negocio que estás comprando equivale a una marca comercial, debe tratarlo como tal a los efectos de tu compra. En otras palabras, el vendedor debe transferirte el nombre comercial (y cualquier beneficio que lo acompañe). El vendedor también debe proporcionarte toda la documentación de que el nombre comercial se ha registrado con el secretario de estado.
Secretos comerciales.
Un secreto comercial es cualquier fórmula, patrón, dispositivo físico, idea, proceso o compilación de información, o prácticamente cualquier otra información, que (1) no es generalmente conocida o fácilmente comprobable por tus competidores, (2) ofrece a tu empresa una ventaja económica real o potencial sobre otros, y (3) tu tratas de una manera que razonablemente se puede esperar que impidas que el público o los competidores se enteren. A diferencia de los valiosos derechos de autor y patentes, que muchas empresas no poseen, casi todas las pequeñas empresas poseen secretos comerciales. Para que no consideres tu negocio una excepción, piensa en tu cliente o lista de clientes o en tu lista de proveedores. Estas listas pueden ser ya menudo son secretos comerciales, ya que con frecuencia son una parte importante de lo que paga el comprador. Los secretos comerciales, que están protegidos por la ley estatal, no se registran en ninguna oficina pública. Para obtener una orden judicial que prohíba que otra persona utilice indebidamente tus secretos comerciales, debes demostrar que el material es realmente secreto y que has tomado precauciones razonables para mantenerlo en secreto.
Cuando los secretos comerciales son parte del acuerdo, debes asegurarte de que el comprador haya firmado un acuerdo de confidencialidad antes de discutir o mostrar cualquier material de secreto comercial, como se explica a continuación.
El comprador estará interesado en ver:
- Cualquier acuerdo de confidencialidad que los empleados y otras personas hayan firmado.
- Cualquier innovación, invención u otros documentos que contengan o utilicen el secreto comercial.
- Asignaciones, si has adquirido el secreto comercial de otra persona.
- Cualquier documento relacionado con la concesión de licencias del secreto comercial a terceros, y.
- Cualquier otro documento que tengas (como instrucciones para los empleados) que muestre los pasos que has tomado para preservar el secreto de sus secretos comerciales dentro y fuera de tu empresa.
