Factura de venta (Bill of sale): venta de activos.
Si estás vendiendo las acciones de una corporación en lugar de sus activos, o estás vendiendo los intereses de los miembros en una LLC, no necesitarás una factura de venta. La entidad seguirá siendo propietaria de los activos del negocio. Puedes pasar directamente a la sección llamada «Transferir tu entidad».
Esta sección explica los diversos usos de una factura de venta e incluye un formulario de muestra e instrucciones para completarlo. Básicamente, la factura de venta se utiliza en una venta de activos para transferir la propiedad de los activos al comprador. Se utiliza principalmente para bienes personales tangibles (equipos comerciales, por ejemplo), pero en algunos casos, puede incluir algunos bienes intangibles, como una lista de clientes. Tu Acuerdo de Venta (discutido en El contrato de venta: quien vende, compra y qué se vende), describe los activos que estás vendiendo, y los Documentos para la Transferencia de Activos (discutido en «El contrato de venta: Clausulas adicionales importantes«), puede requerir específicamente que proveas una factura de venta.
Transferencia de propiedad tangible.
Por definición, en una venta de activos, su empresa transferirá la propiedad (activos) al comprador. Puedes usar una factura de venta para transferir la propiedad de la mayoría de los tipos de bienes tangibles, como:
- Muebles.
- Accesorios comerciales.
- Equipo y maquinaria.
- Obras de arte.
- Inventario.
- Letreros y.
- Suministros.
También puedes utilizar la factura de venta para transferir la propiedad de las listas de clientes o el derecho a un número de teléfono, aunque, técnicamente hablando, estos constituyen bienes intangibles.
Transferencia de vehículos.
No puedes usar una factura de venta para transferir la propiedad de automóviles, camiones, aviones y, en algunos estados, embarcaciones más grandes, porque estos vehículos requieren registro. Se debe usar un formulario prescrito por el estado para transferir la propiedad de los vehículos, aunque no hay ningún problema en incluir también los vehículos en la factura de venta si al comprador le gusta tener una lista completa. En ese caso, es una buena idea especificar en la factura de venta que también firmarás los formularios requeridos por el estado para transferir la propiedad de los vehículos.
Consulta el departamento de vehículos motorizados de Florida para conocer las costumbres y las leyes para transferir la propiedad de los vehículos. Para entrar al sitio web del The Florida Department of Highway Safety and Motor Vehicles (FLHSMV), dale clic en este enlace: www.flhsmv.gov
Transferencia de terrenos y edificios.
Ocasionalmente, la venta de activos de una pequeña empresa incluirá bienes inmuebles propiedad de la empresa y utilizados para su funcionamiento, por ejemplo, el edificio en el que se encuentra una tintorería o una imprenta. No puedes usar una factura de venta para transferir legalmente bienes inmuebles (terrenos y edificios), porque una factura de venta solo funciona para bienes muebles tangibles. Los terrenos y edificios, si bien pueden ser tangibles, se clasifican como bienes inmuebles (o bienes raíces) y requieren un tratamiento especial.
La transferencia de bienes raíces requerirá que firmes una escritura que registre (archive) en una oficina designada del condado para que sea un asunto de registro público. Y con toda probabilidad, el comprador te pedirá que proveas una póliza de seguro de título para que quede claro que estás transfiriendo un título limpio. Es posible que el comprador también desee ver una mensura reciente para asegurarse de que no haya intrusiones. Y debido a preocupaciones comprensibles sobre problemas ambientales ocultos, el comprador puede requerir la preparación de al menos una revisión ambiental de Fase I. (Consulta «Información comercial que el comprador quiere ver – Parte I» para obtener más información sobre la investigación del comprador de estos problemas).
La inclusión de bienes raíces en la venta de un activo hace que la venta sea más complicada e introduce elementos de leyes estatales y procedimientos locales que no se tratan en profundidad en esta pagina web.
Consulta a un Agente de Bienes Raíces de Florida New Dream Corp para que te ayude con la transferencia de los edificios y los terrenos. La transferencia de bienes raíces no es difícil, pero es técnica, ya que generalmente requiere una búsqueda de título y la preparación y registro de una escritura. A menos que tengas mucha experiencia en asuntos inmobiliarios locales, necesitarás ayuda profesional.
Transferencia de licencias y permisos comerciales.
Para completar la transferencia de tu negocio, es posible que debas transferir una licencia comercial o un permiso al comprador o ayudar al comprador a organizar dicha transferencia o incluso la emisión de una nueva licencia o permiso. Las licorerías, bares y restaurantes, por ejemplo, necesitan licencias emitidas por una agencia reguladora estatal o local. Dado que las licencias y los permisos son un asunto de la ley estatal y las ordenanzas locales, y debido a que existe una variación considerable de una empresa a otra y de un lugar a otro, no te proveemos con formularios para este propósito. Tu y el comprador deberán consultar a las agencias que emiten las licencias y permisos necesarios para recibir asesoramiento. Si tiene problemas para navegar por la burocracia por su cuenta, tu Business Broker puede eliminar la burocracia. Consulta «Información comercial que el comprador quiere ver – Parte II» para obtener una descripción general de los problemas relacionados con la venta de un negocio que requiere una licencia o permiso.
Declaración sobre ausencia de acreedores (Statement Regarding Absence of Creditors).
Al cierre, el vendedor firma una Declaración de ausencia de acreedores, y se la entrega al comprador. Con esta garantía, el comprador le preocupa menos que tu no avises a tus posibles acreedores. Al obtener la declaración en forma de declaración jurada, escrita firmada bajo juramento en presencia de un notario público es casi seguro que tu cumplirás con los requisitos formales previsto en el contrato de venta.
Hay mucho en juego con los documentos notariados. Por razones legales y éticas, siempre debes evitar hacer declaraciones falsas. Pero los documentos notariados, a veces llamados declaraciones juradas, se consideran entregados bajo juramento. Eso significa que si a sabiendas haces una declaración falsa en dicho documento, puedes ser acusado de perjurio. Ten cuidado.
Asignación del contrato de arrendamiento: Venta de activos.
Particularmente en la venta de una pequeña empresa minorista, restaurante o empresa de servicios que atiende a un comercio sin cita previa, el comprador deseará continuar operando el negocio en la misma ubicación. Como parte de tu acuerdotrato, es posible que hayas acordado que asignarás (transferirás) tu arrendamiento al comprador. La forma en que documente la transferencia de sus derechos de arrendamiento dependerá en gran medida de si estás vendiendo tu entidad comercial o los activos comerciales.
Si estás vendiendo los activos de tu negocio y el comprador desea mantener tu contrato de arrendamiento, deberas incluir el arrendamiento como un activo en la cláusula de tu contrato de venta. (Consulta «El contrato de venta: quien vende, compra y qué se vende«). Luego, al momento del cierre, deberás asignar el contrato de arrendamiento al comprador, como se analiza con más detalle «Información comercial que el comprador quiere ver – Parte I«, esto generalmente significa que necesitas obtener el consentimiento del arrendador para ceder el contrato de arrendamiento.
Cesión de Otros Contratos: Venta de Activos
El arrendamiento puede no ser el único tipo de contrato del que se hará cargo el comprador. Tu negocio puede tener contratos con clientes, proveedores, empleados y prestadores de servicios que también s deben transferir al comprador como parte de la venta. (Consulte la discusión en «Quieres vender tu negocio: Organiza bien tus documentos» y «Información comercial que el comprador quiere ver – Parte I«). Al igual que con la transferencia de un arrendamiento, la documentación que necesitas para la transferencia de otros contratos dependerá principalmente de si estás vendiendo los activos comerciales o la entidad (la corporación, LLC, o sociedad).
Cuando vendes los activos de tu negocio, siempre es apropiado hacer una cesión por escrito de tus contratos al comprador, porque quien firmó el contrato (tu entidad o tu como propietario único) ya no estarán involucrado. Pero antes de asignar un contrato, debe ser leido detenidamente para ver si hay alguna condición, como obtener el acuerdo de la otra parte para la asignación. E incluso puedes encontrar que un contrato establece que no se puede asignar. En ese caso, se debe ver si la otra parte está dispuesta a renunciar a esa prohibición y permitir una cesión de todos modos.
Es bastante rutinario pedir este tipo de arreglo, pero no te sorprendas si la otra parte pide algo a cambio, por ejemplo, si tu empresa fabricante firmó un contrato en el que acordó vender aparatos a cierto cliente a $5.00 por unidad y si ese contrato prohíbe la cesión, el cliente puede aceptar una cesión si bajas el precio a $4.50 por unidad.
La asignación de un contrato no pone fin a tus obligaciones. A menos que un contrato contenga una cláusula poco común que establezca específicamente que puedes cederlo sin más responsabilidad, ti o tu empresa seguirán siendo responsables de cumplir con las obligaciones que asumieron. En resumen, si el comprador de los activos de tu negocio no cumple con las obligaciones contractuales, tu o tu empresa todavía están en apuros. Si te preocupa esa posibilidad, considera acercarte a la otra parte contratante para buscar una exención de responsabilidad una vez que tu comprador se haga cargo. De nuevo, sin embargo, la otra parte puede pedirte algunas concesiones a cambio.
Cesión de propiedad intelectual.
Como se explica en «Quieres vender tu negocio: Organiza bien tus documentos» y «Información comercial que el comprador quiere ver – Parte I«), tus activos comerciales pueden incluir propiedad intelectual, como derechos de autor, patentes, marcas registradas, marcas de servicio y secretos comerciales que tu acordaste que se incluirán en la venta. Si estás vendiendo los activos de tu empresa, deberás asignar estos derechos de propiedad intelectual al comprador.
Se debe especificar en tu acuerdo de venta (consulta «El contrato de venta: quien vende, compra y qué se vende» que la propiedad intelectual se encuentra entre los activos que se venden y luego enumerar los detalles en un anexo a tu acuerdo de venta. Puede enumerar la cesión de propiedad intelectual (documentos para la Transferencia de activos en «El contrato de venta: Clausulas adicionales importantes«) como uno de los documentos que se firmarán al cierre.
Los negocios con una amplia propiedad intelectual necesitan documentos de asignación más específicos. Si los activos que estás vendiendo incluyen una cantidad significativa de propiedad intelectual, deberás crear documentos de asignación más específicos. En ese caso, consulta con tu Business Broker.
No es necesario que las cesiones de derechos de autor, marcas registradas o patentes estén certificadas ante notario. Sin embargo, muchos compradores insisten en esa formalidad como garantía de que la firma del vendedor es auténtica.
Transferir el derecho a usar un nombre ficticio. En una venta de activos, si el comprador se hará cargo de un nombre comercial que no es una marca comercial o una marca de servicio, probablemente haya registrado el nombre como un nombre ficticio o supuesto. En ese caso, se debe consultar con la oficina estatal o del condado donde se registró el nombre. Lo más probable es que tengan un formulario que se pueda usar para cancelar el registro. Esto debería liberar el nombre, haciéndolo disponible para que el comprador lo recoja usando un nuevo formulario de registro.
Aprobación de la Venta de Activos de la Entidad.
Si operas tu negocio como una corporación y la entidad comercial venderá sus activos (pero conservarás la propiedad de la entidad misma), la venta necesitará la aprobación de la junta directiva. Esto se logra mediante la adopción de una resolución o haciendo que los directores firmen un consentimiento por escrito.
Pero esa aprobación puede ser solo un paso. Cuando tu negocio es una corporación, una LLC o una sociedad, los documentos legales que crean tu entidad pueden requerir que antes de que tu entidad venda todos o casi todos sus activos, todos los propietarios, o una mayoría específica, también deben dar su consentimiento. Los documentos en los que normalmente encontrarás dicho requisito incluyen los estatutos de una corporación, el acuerdo operativo de una LLC o el acuerdo de sociedad de una sociedad. Por lo general, puedes documentar la autorización para vender los activos comerciales mediante la preparación de un simple consentimiento por escrito firmado por los propietarios. Esto evita la necesidad de una reunión formal donde se vota.
Incluso si no se requiere el consentimiento unánime, cuando tu entidad vende sus activos, debes hacer que todos los propietarios firmen el acuerdo de venta (como se recomienda en «El contrato de venta: Firmas en el contrato«). Esto eliminará prácticamente cualquier posibilidad de una disputa posterior si un propietario se acobarda o plantea dudas sobre la venta. Si los documentos de tu entidad no requieren el consentimiento unánime del propietario y algunos de los propietarios no han firmado el consentimiento, un estatuto o los documentos de tu entidad pueden requerir que envíes de inmediato una copia de un consentimiento por escrito firmado a aquellos propietarios que no han firmado eso.
El formulario de consentimiento debe prepararse y firmarse antes de que tu entidad firme el acuerdo de venta. No se adjuntará al acuerdo de venta, pero debe mantenerse con los registros oficiales de su entidad.
Transferencia de tu entidad.
Si está vendiendo tu corporación o LLC como una entidad, deberás transferir la entidad al comprador al momento del cierre. Para realizar esta tarea, no utilizarás una factura de venta u otros documentos de transferencia que se describen anteriormente para una venta de activos. (La entidad sigue siendo propietaria de los activos de todos modos). Por lo general, se requiere menos papeleo para transferir la propiedad de una entidad que para transferir sus activos.
En esta discusión sobre la transferencia de propiedad de una corporación o LLC, se supone que tu y todos los demás propietarios han firmado el acuerdo de venta y que todos ustedes están vendiendo todos sus intereses en el negocio al comprador. Esta es la situación en la gran mayoría de las ventas de los pequeños negocios. Si esta descripción no se aplica a tu venta, se debe verificar cuidadosamente cualquier acuerdo de compra-venta, acuerdo de accionistas o acuerdo operativo para ver si hay algún límite en la venta de acciones o intereses de LLC. Con suerte, tu prestaste atención a este detalle crítico mucho antes de firmar el acuerdo de venta para asegurarte de que todas las partes necesarias hayan dado su consentimiento para el acuerdo.
Transferencia de la propiedad de una corporación.
Muy probablemente, cuando se creo tu corporación, emitió certificados de acciones a los propietarios (accionistas) como evidencia de su propiedad. Si es así, mira el reverso de cada certificado, donde debe haber una cláusula de transferencia. Tu y los demás accionistas deben firmar el reverso de sus certificados en el lugar indicado y entregar los certificados al comprador, o tal vez a un agente de custodia para que los retenga hasta que el comprador realice todos los pagos a plazos requeridos.
Sin embargo, es posible que en tu apuro por establecer su corporación no hayas emitido certificados de acciones; en ese caso, puede encargarte de este paso antes de cerrar. A través de un consentimiento o resolución por escrito, los directores de tu corporación pueden autorizar la emisión de acciones y estipular la firma de certificados de acciones, que luego pueden transferirse al cierre.
Transferir la propiedad de una LLC.
Transferir la propiedad de una LLC es algo similar a transferir la propiedad de una corporación. Si tu LLC ha emitido certificados de membresía que se asemejan a certificados de acciones, cada miembro de LLC puede firmar la cláusula de transferencia. De lo contrario, se debe preparar un documento separado llamado Asignación de intereses de membresía de LLC. Cualquiera que sea el método de transferencia que se utilize, asegúrate de que la literatura transfiera específicamente todos los derechos económicos y de membresía.
Después de la transferencia.
Una vez que la propiedad de tu corporación o LLC ha sido transferida al comprador, el comprador es libre de seleccionar nuevos directores y funcionarios corporativos o nuevos gerentes de LLC y eliminar a los actuales. Aún así, como parte del cambio de guardia, es apropiado que los funcionarios actuales entreguen sus renuncias por escrito al comprador al momento del cierre. Si vas a trabajar para la entidad después del cierre, los arreglos deben estar cubiertos por un contrato de trabajo o un contrato de contratista independiente, como se describe en «El cierre de la venta: Cerrar la No competencia y trabajo futuro«.
Finalmente, es una buena idea cambiar el agente registrado de la entidad. El nombre y la dirección del agente registrado de una corporación o una LLC se mantienen archivados en la oficina estatal donde se registran las corporaciones y las LLC. La idea es que haya una persona específica autorizada para aceptar notificaciones y documentos de demanda para tu empresa. Lo más probable es que cuando se estableció tu corporación o LLC, te nombró a sí mismo o a un copropietario como agente registrado de la empresa. Una vez que hayas vendido la entidad, deberias estar libre de esta responsabilidad. Consulta con tu Business Broker para resolver este tramite.
Cesiones en una Venta de Entidad.
Normalmente, no necesitarás un documento separado para transferir los contratos y la propiedad intelectual de una entidad al comprador. Estos derechos de la entidad permanecen con la entidad y el comprador obtendrá el beneficio de esos derechos. Pero echemos un vistazo más de cerca a este tema.
Cesión del contrato de arrendamiento: Venta de entidad.
Si estás vendiendo tu corporación, LLC o entidad comercial de sociedad, generalmente no necesitarás ningún papeleo especial para darle al comprador el beneficio de tu contrato de arrendamiento. Eso es porque la entidad ya está nombrada como inquilino. Pero ocasionalmente, un contrato de arrendamiento dirá que si cambia la propiedad de tu entidad, se requiere el consentimiento del arrendador para que la entidad continúe ocupando las instalaciones. En ese caso, por supuesto, se deben hacer arreglos para que el arrendador dé su consentimiento por escrito. Para obtener consejos sobre cómo hacer esto, consulte la discusión en «Cesión de arrendamiento: Venta de activos», más arriba.
Cesión de otros contratos: Venta de entidad.
Con la venta de una entidad (una corporación o una LLC), normalmente no necesitarás realizar una cesión por escrito de los contratos comerciales como lo harías en una venta de activos. Esto se debe a que los contratos ya están a nombre de la entidad comercial y, después de la venta, la corporación o LLC obtendrá el beneficio de los contratos, y estará sujeto a las obligaciones contractuales, sin que se firme ningún documento nuevo.
Pero puede haber una excepción parcial en una situación en la que un contrato con la entidad contiene una cláusula que dice que debe obtener el consentimiento de la otra parte si se vende la entidad. En ese caso, obviamente se debe cumplir con esa cláusula, aunque en realidad no necesitarás ceder el contrato.
Otra excepción que requerirá documentación adicional por escrito involucra la venta de una corporación o una LLC que tiene un contrato que establece que una persona específica asociada con la compañía brindará servicios futuros a la otra empresa. Por ejemplo, supongamos que tu agencia de publicidad tiene un contrato que dice que tu supervisarás personalmente una determinada cuenta. Si ya no estarás en la nómina de la entidad después de que se venda el negocio, tu y el comprador deberán obtener el consentimiento de la otra parte para la continuación del contrato. (Consulta «Información comercial que el comprador quiere ver – Parte I» para obtener más información sobre el tema de la transferencia de contratos en una venta de entidad).
Cesión de propiedad intelectual: Venta de entidad.
Normalmente no se necesita una cesión en la venta de una entidad, ya que la titularidad de la propiedad intelectual permanecerá en la corporación o entidad que se vende.
