Lo hiciste, lo compraste, ya eres el dueño de tu negocio.

Temas relativos a las entidades.

Anteriormente, aprendiste sobre los tipos de entidades comerciales que suelen utilizar los pequeños negocios. Recordarás que son propietario único, asociación, corporación y sociedad de responsabilidad limitada. Técnicamente hablando, una empresa unipersonal no es una entidad separada; a efectos legales y fiscales, el propietario y la empresa son lo mismo.

Veamos algunas inquietudes relacionadas con el papeleo que debes abordar, o al menos pensar, después de haber comprado un negocio.

Dirigirás el negocio como propietario único.

Las cargas de papeleo para un negocio de propietario único son simples y directas. Aquí hay algunas sugerencias.

Configura una cuenta bancaria separada para tu negocio. Este no es un requisito legal, pero mantener separadas tus finanzas personales y comerciales te evitará numerosos dolores de cabeza contables e impositivos. Y hay excelentes paquetes de software disponibles, como QuickBooks de Intuit, para ayudarte a administrar tus finanzas de propietario único con poca o ninguna asistencia profesional.
Registra tu nombre ficticio. Si vas a utilizar un nombre comercial y no solo tu propio nombre, la ley estatal generalmente requiere que registres ese nombre. Esto le permite al público saber quién está detrás del nombre comercial. Si el propietario anterior de la empresa utilizó el mismo nombre comercial, será necesario cancelar el registro de su nombre antes de que el nombre comercial esté disponible para ti.
Considere obtener un Número de identificación de empleador (EIN) federal. Este no es un requisito del IRS; como propietario único, puedes usar tu número de Seguro Social para las declaraciones de impuestos federales. Pero muchos operadores únicos prefieren obtener un número de impuestos separado para sus negocios, y algunos bancos lo exigen como condición para abrir una cuenta comercial.
Obtén cualquier licencia o permiso necesario. Los requisitos dependerán de las leyes locales. Lo más probable es que te hayas ocupado de esto como parte del proceso de compra. Pero si no es así, asegúrate de solucionarlo de inmediato.
Compra un seguro comercial. Como mínimo, necesitas un seguro de responsabilidad civil (en caso de lesionar a alguien o dañar su propiedad) y un seguro de propiedad (en caso de que su propiedad resulte dañada por una inundación, un incendio o una tormenta de viento).

Dirigirás el negocio como una asociación.

El papeleo para una asociación es solo un poco más pesado que para una empresa unipersonal. Tener una asociación significa que tú y una o más personas serán dueños del negocio, y no operarán como una corporación o una LLC. Lo más probable es que tú y los otros propietarios hayan comprado los activos del negocio que está administrando; es bastante raro comprar una asociación como entidad. Asumiendo que esa es tu situación, aquí tienes algunas sugerencias.

Firma un acuerdo de asociación. Este no es un requisito legal, pero es muy deseable. Sin un acuerdo por escrito, la ley estatal definirá los derechos y obligaciones de los socios. Las disposiciones predeterminadas de la ley pueden funcionar bien, pero, de nuevo, pueden ser diferentes de lo que tú y tus socios realmente desean. Además, pasar por el proceso de discutir las reglas de gestión, los retiros de ingresos y las posibles estrategias de salida pueden ayudarte a asegurarte de que tú y tus socios están en la misma página. Es mucho mejor resolver los problemas importantes ahora que cuando estén dentro de cinco o diez años.
Presentar un certificado de asociación. La ley estatal generalmente requiere que presente un certificado en una oficina del condado para que el público pueda saber quién está detrás del nombre de la asociación.
Abra una cuenta bancaria para la asociación. La ley no requiere esto, pero tiene sentido comercial separar las finanzas de la asociación de las de los socios individuales.
Obtén un número de identificación fiscal del empleador (EIN) federal. Tu asociación no tendrá que pagar un impuesto sobre la renta federal (recuerde que es una entidad de “transferencia”), pero tendrás que presentar una declaración de información que informe la participación de cada socio en las ganancias o pérdidas. Necesitarás el número de identificación fiscal para este propósito.
Obtén cualquier licencia o permiso necesario. Los requisitos dependerán de las leyes estatales y locales.
Compra un seguro comercial. Hacer negocios puede ser arriesgado. El seguro te ayudará a protegerte de un desastre financiero.

Dirigirá el negocio como una corporación o LLC nueva (compra de activos).

Es posible que hayas comprado los activos de un negocio con la idea de que tú, y cualquier co-comprador, formarían una corporación o una LLC y dirigirían un negocio utilizando los activos. Los pasos que deben seguir dependerán en parte de lo que haya sucedido hasta ahora. En un escenario, es posible que hayas formado tu corporación o LLC desde el principio y hayas firmado el acuerdo de venta como comprador. En otro escenario, tu y quizás otros pueden haber comprado los activos como individuos, con la intención de formar una entidad más adelante. De cualquier manera, la siguiente lista puede resultarte útil. Solo recuerda que, en el primer escenario, probablemente ya hayas prestado atención a muchos elementos de la lista.

Presentar documentos que crean la entidad. Presentar artículos de incorporación (para una corporación) o artículos de organización (para una LLC) con la división de corporaciones del secretario de estado.
Prepara y firma un acuerdo de propietarios. Este será un acuerdo de accionistas (para una corporación) o un acuerdo operativo (para una LLC). Este documento cubrirá cómo tu y los otros propietarios manejarán el negocio, manejarán las ganancias y pérdidas y manejarán la transferencia de acciones o intereses de membresía de LLC.
Crea tu jerarquía corporativa. Utilizando minutas o un consentimiento por escrito, el incorporador o los accionistas deben adoptar los estatutos. Los accionistas deben elegir una junta directiva (a veces puede ser suficiente un solo director), que a su vez elegirá a los funcionarios corporativos, como un presidente, un secretario y un tesorero. La mayoría de las LLC optan por una estructura simplificada, por lo que pueden evitar este paso.
Emite certificados de acciones o certificados de membresía de LLC. Ésta es la evidencia oficial de propiedad de la entidad.
Obtén un número de identificación de empleador (EIN) federal. La mayoría de las entidades necesitan uno. La excepción es una LLC de un solo miembro, que puede utilizar el número de seguro social de su propietario.
Asegúrate de que la entidad sea propietaria de los activos. Esto no será un problema si tu corporación o LLC compró los activos. Por el contrario, si compró los activos como individuo, deberás transferirlos a la entidad mediante una factura de venta u otros documentos de transferencia.
Abre una cuenta bancaria de entidad. Como parte del proceso, designarás quién puede firmar cheques en nombre de la entidad.
Elige tu sistema de impuestos federales. Una corporación es automáticamente una corporación C, que es una entidad sujeta a impuestos. Si, como muchos pequeños negocios, prefieres tener el estado de corporación S (los ingresos y las pérdidas se transfieren a los accionistas), deberá presentar el Formulario 2553 del IRS, Elección por una corporación de pequeñas empresas (https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-2553). Una LLC se trata automáticamente como una entidad de transferencia y no paga impuestos. En el raro caso en el que prefieras que tu LLC se grave como una corporación C, deberá presentar el Formulario 8832 del IRS, Elección de clasificación de entidad (https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-8832). Consulta a tu Business Broker para obtener orientación.

Tu has comprado una corporación o LLC que continuarás operando (compra de entidad).

Cuando compres una entidad, probablemente descubrirás que los propietarios anteriores ya se han ocupado de la mayoría de los pasos del procedimiento. Si es así, te centrarás en la transición, es decir, en dar forma a la entidad a tus propias necesidades. Aquí hay algunos elementos de la lista de verificación a considerar.

Cambia el nombre del agente registrado y los nombres de los firmantes en las cuentas bancarias de la entidad. Si el negocio requiere permisos o licencias a nombre de personas, realiza también esos cambios de nombre.
Emite nuevos certificados de acciones o certificados de membresía de LLC a los nuevos propietarios. Por supuesto, si los certificados antiguos se mantienen en custodia hasta que se pague por completo el precio de venta, tendrás que retrasar este paso hasta más tarde.
Revisa los documentos de la entidad para asegurarte de que sean coherentes con la forma en que tú y tus copropietarios desean administrar el negocio. Para una corporación, estos documentos incluyen los artículos de incorporación, los estatutos y cualquier acuerdo de accionistas o acuerdo de compraventa. Para una LLC, consulte los artículos de organización y acuerdo operativo. Realiza las modificaciones que consideres apropiadas.
Pon tu propia tripulación a cargo. Si has comprado una corporación, tus accionistas deberán elegir una nueva junta directiva y los directores deberán elegir a los funcionarios corporativos, como un presidente, un secretario y un tesorero. Si compraste una LLC y la van a administrar uno o más gerentes, deberás designar quiénes son esas personas.

Prácticas comerciales seguras para tu corporación o LLC.

Como tú sabes, los empresarios forman o compran corporaciones y LLC para limitar su responsabilidad personal. Quieren evitar algunos de los riesgos de hacer negocios como empresa individual o asociación. La clave para obtener la mayor protección posible es tener en cuenta que tu corporación o LLC es una entidad legal separada de su propietario o propietarios como individuos.

Olvidar este principio básico puede resultar arriesgado. Si no te preocupas por mantener la separación entre la entidad y tú mismo, puedes poner en peligro tu libertad de responsabilidad personal. Si bien es raro que un juez imponga responsabilidad personal a un accionista corporativo o miembro de una LLC, sucede. Y cuando lo hace, casi siempre es en un pequeño negocio donde los propietarios han permitido que la línea entre la entidad y los propietarios se difumine o desaparezca.
Aun así, hacer negocios como corporación o LLC no tiene por qué ser peligroso. Hay varios pasos sencillos que puedes seguir para preservar el estado de tu entidad, de modo que no tengas que pasar las noches despierto preocupándose por la responsabilidad personal. Estos pasos no requieren mucho tiempo y tienen un buen sentido comercial.
Asegúrate de que tu entidad tenga suficiente dinero y otros activos para cumplir con los requisitos comerciales previsibles. La cantidad, por supuesto, varía de un negocio a otro. Obtén una recomendación de tu Business Broker o de alguien del mismo negocio. Si vas a dar o prestar dinero a la entidad, transfiere fondos a la cuenta de la entidad y luego paga los gastos; no los pague directamente desde tus cuentas personales.
Asegúrate contra riesgos obvios. Determina si existe un riesgo sustancial para clientes u otras personas lesionadas en el curso de tus operaciones comerciales. Si lo hay, es aconsejable obtener una cantidad razonable de seguro de responsabilidad civil. Ha habido algunos casos, no muchos, en los que un juez ha considerado que el hecho de que una pequeña corporación o LLC no haya comprado un seguro razonablemente disponible fue tan imprudente que fue un factor que podría llevar a que los propietarios fueran considerados personalmente responsables.
Cumple con las formalidades de la entidad. Esto es especialmente importante si tienes una corporación; las LLCs pueden operar con menos trámites legales. Con una corporación, lleva un libro de registro en el que conserves las actas de las reuniones y los consentimientos escritos. Lleva a cabo reuniones anuales según lo exige la ley estatal y presenta los informes anuales que sean obligatorios.
Separa tus finanzas personales de las de la entidad. Como mínimo, esto significa mantener una cuenta bancaria separada para la entidad. No utilices la cuenta bancaria de la entidad para pagar tus gastos personales. Haz que la entidad te entregue cheques de salario de manera regular (deduciendo las retenciones de impuestos de los empleados). Deposita los cheques de pago en tu cuenta personal; luego usa los fondos para pagar tus propias facturas.
Documenta todas las transacciones entre tu y la entidad. Si la entidad te alquila una propiedad, firma un contrato de arrendamiento. Si la entidad te pide dinero prestado, firma un pagaré. Haz lo mismo que harías si fuera una transacción entre extraños.
Utiliza el nombre de entidad correcto, incluidos sufijos como Inc. o LLC. Si deseas utilizar una designación menos formal, tu entidad puede obtener un nombre ficticio para la versión informal.
Firma documentos en nombre de su entidad y no como individuo. Por ejemplo, debes utilizar un formato como el siguiente al firmar cartas, contratos y otros documentos:

Para una corporación

Transporte Saherco Inc.
Una corporación de Florida
Por: ________________
Orlando Gonzalez, presidente

Para una compañía de responsabilidad limitada

Transporte Saherco LLC
Una compañía de responsabilidad limitada de Florida
Por: _________________
Orlando Gonzalez, Miembro

Conceptos básicos sobre impuestos.

Para evitar tener que pagar intereses y multas por deficiencias fiscales, necesitas saber qué formularios de impuestos presentar y cuándo hacerlo. Y al ser consciente de los detalles de las leyes fiscales, legalmente puedes ahorrar un montón de dinero, sin mencionar la agravación. Por ejemplo, tener una idea clara de lo que el IRS considera un gasto comercial adecuado te permitirá realizar deducciones que de otro modo no se te ocurrirían.

Las leyes fiscales son amplias y complicadas. Hay mucho más para que aprendas más allá de lo que encontrarás aquí. Para empezar, puedes consultar el sitio web del IRS en www.irs.gov., luego consulta tu Business Brooker para que te recomiende y contrates un contador para que te ayude a configurar tus libros y preparar, o al menos revisar, sus declaraciones de impuestos comerciales.

Esta sección proporciona algunos aspectos destacados de los requisitos fiscales federales. También debes conocer el régimen fiscal de tu estado en lo que respecta a las pequeñas empresas. Comunícate con la autoridad fiscal de tu estado para obtener información detallada.

Número de identificación del empleador.

Incluso si tu empresa no tiene empleados, debes obtener un Número de identificación del empleador (EIN) del IRS si tu negocio es:

Una asociación.
Una corporación.
Una corporación C (regular).
Una LLC con dos o más miembros, o.
Una LLC de un solo miembro que has elegido gravar como corporación.

Técnicamente, si eres un propietario único o el único miembro de una LLC que no está sujeta a impuestos como corporación, puedes usar tu número de Seguro Social personal en lugar de un EIN. Aun así, puedes decidir obtener un EIN para diferenciar entre tus finanzas personales y comerciales.

En el sitio web del IRS (www.irs.gov), encontrarás el Formulario SS-4, Solicitud de número de identificación de empleador (https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-ss-4), junto con instrucciones detalladas. Puedes completar los espacios en blanco usando tu computadora y enviar el formulario electrónicamente.

Impuestos comerciales en general.

Se pueden aplicar tres categorías principales de impuestos comerciales federales a su negocio:

Impuestos sobre la renta.
Impuestos sobre el empleo e.
Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.

Obten la Publicación 509 del IRS, Calendarios de impuestos (https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p509.pdf), para saber cuándo presentar declaraciones y realizar pagos de impuestos.

Los impuestos sobre consumos específicos. Además de los tres impuestos comerciales principales, el gobierno federal impone impuestos especiales sobre algunas transacciones y productos especializados. Estos impuestos casi nunca preocupan a las pequeñas empresas. Para obtener más información, consulte la Publicación 334 del IRS, Guía de impuestos para pequeñas empresas (https://www.irs.gov/forms-pubs/about-publication-334).

Impuesto sobre la renta.

Estos son los formularios que utilizarás para declarar los ingresos de tu negocio.

Recuerda que las asociaciones, las corporaciones pequeñas y la mayoría de las LLC no pagan impuestos federales sobre la renta. Simplemente informan los ingresos o pérdidas de sus propietarios.

Impuestos federales sobre la nómina.

Existen varios tipos de impuestos relacionados con el empleo que el gobierno federal impone a las empresas.

Retención de impuestos federales sobre la renta (FIT). Debes retener los impuestos sobre la renta de los cheques de pago de los empleados según el formulario W-4 del IRS de cada uno. La Circular E del IRS le dice cuánto retener (https://www.irs.gov/publications/p15).

Impuesto de Seguridad Social (FICA). Debes retener la parte del empleado del impuesto al Seguro Social y al Medicare. También debes pagar la parte que le corresponde al empleador de esos impuestos. Las cantidades cambian anualmente. Consulta la última edición de la Circular E (https://www.irs.gov/publications/p15).

Impuesto Federal al Desempleo (FUTA). Debes declarar y pagar la contribución federal para el desempleo (FUTA). Este impuesto no se retiene de la paga del empleado. Utiliza el formulario 940 o 940EZ del IRS para declarar este impuesto. Las asociaciones unipersonales y las asociaciones no pagan la FUTA sobre la compensación de los propietarios.

Debes depositar periódicamente el impuesto sobre la renta retenido y la parte del empleador y del empleado de los impuestos al Seguro Social y al Medicare en una institución autorizada, generalmente un banco. El IRS te envía cupones para que los utilice al realizar estos depósitos. Una pequeña empresa típica realiza estos depósitos mensualmente.

Deposita los impuestos a tiempo. Hay sanciones sustanciales si no lo haces. Y si tú eres propietario de una pequeña empresa y estás involucrado personalmente en su administración, puedes ser considerado personalmente responsable de estos impuestos y las multas adicionales, incluso si la empresa tiene los fondos para pagarlos.

Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia se aplica a los ingresos que recibes por trabajar activamente en tu empresa cuando no se te trata como un empleado de la empresa. Si eres un propietario único o un socio, o, en muchas situaciones, un miembro de una LLC, debes pagar el impuesto federal sobre el trabajo por cuenta propia además del impuesto sobre la renta regular. El impuesto es igual a la parte del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare que tú y tu empleador pagarían por su compensación si la recibiera como empleado. Calcule este impuesto cada año en el Anexo SE, que adjunta a tu Formulario 1040 personal.

Es posible que no debas el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia completo sobre todas las ganancias de su negocio. Si tienes ingresos de otro trabajo que están sujetos a retención, los ingresos de tu otro trabajo reducirán la base impositiva de tu impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Deducciones comerciales.

La fórmula general para los impuestos sobre la renta de las empresas es que primero calculas tu ganancia bruta: tus ingresos brutos o ventas menos devoluciones y asignaciones y el costo de los bienes vendidos. Luego, restas tus otros gastos comerciales para encontrar el ingreso neto o la pérdida de tu negocio. Para obtener un análisis en profundidad de los gastos comerciales que se pueden deducir, consulta las Publicaciones 535 del IRS, Gastos comerciales (https://www.irs.gov/forms-pubs/about-publication-535).

Para ser deducible, un gasto comercial debe ser ordinario y necesario, algo que sea común en tu tipo de negocio, oficio o profesión. Si tienes un gasto que es en parte comercial y en parte personal, debes separar la parte personal de la comercial. Solo la parte comercial es deducible.

Entre los muchos tipos de gastos que puedes deducir se encuentran publicidad, deudas incobrables, gastos de automóvil y camión, depreciación, programas de beneficios para empleados, seguros, servicios profesionales, alquiler, servicios públicos y salarios. La depreciación es el término que se aplica a la propiedad comercial, como maquinaria y equipo, que tiene una vida útil superior a un año. La idea es que, por lo general, la deducción por esta propiedad debe extenderse durante varios años. Las reglas del IRS son bastante complicadas y tratan conceptos como la depreciación en línea recta y la depreciación acelerada. Pero te complacerá saber que una disposición especial de la ley tributaria (llamada elección de gastos de capital de la Sección 179) te permite cancelar una cantidad generosa de propiedad depreciable en el año de la compra.

Asegurar tu negocio.

Un programa de seguros bien diseñado puede proteger tu negocio de muchos tipos de peligros. Es mejor trabajar con un solo agente o corredor de seguros para todas tus necesidades comerciales, de modo que se puedan coordinar los distintos tipos de cobertura.

A continuación, se muestran algunos tipos de seguro que debe considerar.

Seguro de propiedad. Este seguro cubre los daños a los edificios, incluidos los accesorios y equipos instalados permanentemente, y los elementos externos (como postes de luz). También querrás cobertura para propiedad personal comercial, como muebles, equipo e inventario. Tu agente de seguros puede ayudarte a comprender las diferencias entre los tres tipos de seguro de propiedad: formulario básico, formulario amplio y formulario especial. Asegúrate de que la póliza que elijas sea adecuada para tu negocio específico. Y opta por una póliza que pague el costo total de reemplazo en lugar de solo el valor justo de mercado actual de la propiedad dañada.

Seguro de responsabilidad. Necesitas un seguro de responsabilidad civil en caso de que alguien se lesione o tu propiedad resulte dañada como resultado de tus operaciones comerciales. Pero las pólizas de responsabilidad general no aseguran contra todos los riesgos. Es posible que necesites pólizas independientes, o cláusulas adicionales, para la cobertura de responsabilidad por productos defectuosos o accidentes de vehículos. Y la mayoría de los estados requieren un seguro de compensación para trabajadores para los trabajadores que se lesionan en el trabajo. La ley estatal puede permitir que tu empresa se auto asegure por lesiones de los trabajadores, pero probablemente no tendrás el tipo de reservas de efectivo que exige la ley.

Otros seguros. Hay muchos otros tipos de seguros disponibles, algunos de los cuales pueden ser apropiados para su negocio, por ejemplo:

Bonos que cubren el robo y malversación de fondos por parte de los empleados.
Cobertura de delitos, que cubre robos y robos por personas que no son empleados.
Seguro de interrupción del negocio, cobertura de pérdida de ingresos si tu negocio se cierra debido a incendios, tormentas de viento o daños por inundaciones, y.
Paquetes específicos de la industria según tu tipo de negocio.

Negociar un contrato de arrendamiento favorable.

Muchas pequeñas empresas están ubicadas en locales arrendados. Debido a que el alquiler puede ser un gasto importante, los términos del arrendamiento son muy importantes. Incluso si te has hecho cargo de un contrato de arrendamiento existente, tarde o temprano tendrás que negociar uno nuevo, ya sea para las instalaciones actuales o para el espacio ubicado en otro lugar. Cuanto más sepa acerca de los arrendamientos, mejor será el trato que podrá lograr.

Cuando hables con el arrendador, probablemente se te mostrará un contrato de arrendamiento escrito a máquina o impreso preparado por el arrendador. Debido a que los términos generalmente favorecen al propietario, considérelo sólo el punto de partida. Es muy probable que puedas negociar al menos algunas mejoras significativas.

A continuación, tienes una presentación con un curso completo que incluye algunos términos de arrendamiento comunes y cómo podría abordarlos. Para descargarlo, dale clic aquí.

El camino hacia el éxito.

En el mundo de los negocios, nada permanece igual durante mucho tiempo. Para tener éxito, deberás mantenerte al tanto de las tendencias del mercado en tu industria y realizar un seguimiento de los desarrollos legales y fiscales que afectan tu negocio. Asegúrate de participar en las asociaciones comerciales y mantente actualizado revisando las actualizaciones de las publicaciones para pequeñas empresas de www.arreaza.com, que es la filial comercial de www.floridanewdream.com. Es posible que de vez en cuando también desees consultar a nuestros asesores profesionales.

Y recuerde siempre que no estás solo. Otros propietarios de negocios pueden ser increíblemente generosos al brindar asesoramiento y apoyo, y existen muchos recursos para la mayoría de los tipos de pequeñas empresas. Haz uso de ellos. Estar en el negocio por sí mismo es enormemente desafiante y puede ser profundamente gratificante. En Florida New Dream Corp, esperamos sinceramente que el negocio que compraste te brinde recompensas financieras y satisfacción personal.